Utgångsläget

Det är ju ganska självklart att man ska börja med att analysera utgångsläget, men det är inte ovanligt att detta steg glöms bort i ivern att komma igång. Det gäller alltså att starta med en översiktlig spaning. Ta reda på hur resorna ser ut idag, vilka de faktiska kostnaderna för resorna är och fundera på vilka behov av kommunikation som finns inom organisationen. Om det finns en resepolicy bör man se vilket stöd för resfria möten som finns beskrivet där. Resultatet av analysen utgör underlag för ett beslut om, och i så fall i vilken omfattning, man ska göra en satsning på digitala möten.

Checklista steg 1

Ta reda på i vilken omfattning ni reser idag.

  • Ta reda på vilka kostnader era tjänsteresor medför. En tumregel är att minst dubbla de direkta kostnaderna för tjänsteresor, för att inkludera bland annat administrationen och restiden resorna tar i anspråk.
  • Fundera på var de främsta behoven för kommunikation internt och externt finns.
  • Om det finns en resepolicy, kolla vad den säger. Nämns digitala mötesalternativ?
  • Utifrån punkterna ovan, gör en sammanställning som visar potentialen för digitala möten i er organisation.

Ladda ner checklista (PDF)

Fälla

Kardinalfelet som många organisationer gör när de skaffar utrustning för digitala möten är att de inte först frågar sig: vad ska vi ha det till och vem ska använda det?