Följ upp

Ledningen bör se till att användningen följs upp. Genom att göra det kan man anpassa och utveckla mötestjänsterna, och skaffa underlag för eventuella kompletterande investeringar. Sprid också information om användningen.

Checklista steg 10

  • Följ upp, exempelvis hur mycket digitala mötesformer används, hur antalet fysiska resor har förändrats samt förändringar i attityder till digitala möten.
  • Beräkna vinster/förluster (ekonomi, miljö, hälsa, kvalitet i verksamheten).
  • Utvärdera i vilken grad kompletterande investeringar behöver göras eller om informations-/utbildningsinsatser krävs.
  • Sprid resultat av utvärderingen inom organisationen. Om ni ser tydliga vinster, exempelvis inom miljöområdet, kanske resultaten även ska spridas externt, för att stärka varumärket.

Ladda ner checklista (PDF)

Förslag på mått är:

  • Antal digitala möten per årsanställd, uppdelat på telefon-, webb- och videomöten.
  • Kostnader för digitala möten per årsanställd, uppdelat på telefon-, webb- och videomöten .
  • Antal tjänsteresor per årsanställd, uppdelat på kortare och längre resor (gräns vid 10 mil?).
  • Antal resdagar per årsanställd.
  • Reskostnader per årsanställd.
  • Koldioxidutsläpp på grund av tjänsteresor per årsanställd.
  • Attityder till digitala möten.

Exempel

Formas har följt upp andelen digitala möten på myndigheten genom interna enkätundersökningar 2016 och 2017. Medarbetarna skattade dels antal möten som medfört resande utanför Stockholm, och dels antal digitala möten som ersatt resa utanför Stockholm. Enkäten för 2017 visade att andelen digitala möten har ökat med 11 procent jämfört med föregående år. Vidare visade enkäten att digitala möten har använts i lika stor utsträckning inom landet som utomlands, något som inte var fallet föregående år. Formas har informerat medarbetarna om resultatet.