Styrmedel och rutiner

För att digitala möten ska implementeras på ett bra sätt i organisationen behövs klara och tydliga regler och rutiner. Ett viktigt dokument är resepolicyn, som kan kompletteras med en mötespolicy eller helt enkelt göras om till en mötespolicy. Mötespolicyn kopplas till styrdokument med riktlinjer om hur och när digitala möten ska användas, hur de ska bekostas samt hur support, service och bokning ska fungera. I steg 7 bör även sättas upp fungerande system för bokning av utrustning och av eventuella särskilda lokaler.

Checklista steg 7

  • Komplettera resepolicy med en mötespolicy eller gör om resepolicyn till en mötespolicy.
  • Formulera styrdokument och riktlinjer kopplade till olika digitala mötesalternativ.
  • Sätt upp fungerande system för bokning av och inbjudan till olika digitala mötesalternativ.

Ladda ner checklista (PDF)

Framgångsfaktor

Bygg upp en ”kritisk massa”. För att etablera ett fungerande system för resfria möten måste det finnas tillräckligt med utrustning tillgänglig på strategiska platser. Små enskilda pilotförsök är ofta dömda att misslyckas.

Fälla

I organisationer där kostnaden för video- och telefonmöten interndebiteras är användningen generellt lägre än när kostnaderna för resfria möten hanteras som overhead, det vill säga är ”gratis” för användaren.