Informera

En förutsättning för att få personer i en organisation att börja använda sig av till exempel videomöten, är att de först och främst vet att utrustningen finns, var den är, hur man gör för att boka, sätta igång utrustningen och ringa upp. Personer som ofta kallar till möten, till exempel chefer och projektledare, behöver tydliga rekommendationer om vilka mötesformer som lämpar sig för olika situationer. Ledningen spelar en viktig roll i att kalla till möten och då använda de digitala mötesformerna. På så sätt sprids användningen på ett naturligt sätt i organisationen.

Checklista steg 9

  • Sprid information om nya rutiner för möten och ny tillgänglig teknik via intranät, personaltidning, anslagstavlor, arbetsplatsträffar med mera. Fler tips finns här under rubriken ”Kanaler och verktyg”
  • Ordna prova-på-evenemang där man kan testa under avslappnade former.
  • Engagera, informera och utbilda personer som ofta kallar till möten.
  • Motivera ledningen att föregå med gott exempel.

 Ladda ner checklista (PDF)

Framgångsfaktor

Exemplets makt är stor; låt anställda få prova på hur det är att delta i ett videomöte, eller hur det är att dela dokument och chatta i ett webbmöte. Lyft fram fördelar för individen såsom förbättrad balans mellan arbete och fritid.

Fälla

Om man försöker sälja in resfria möten med ekonomiska besparingar som huvud-argument är risken stor att man får reaktioner som ”ledningen försöker få oss att sluta resa och bara använda sådana där resfria möten – det kommer aldrig att gå”.

Kanaler och verktyg

Informera, entusiasmera och utbilda

När man ska informera om, entusiasmera för och utbilda i digitala möten kan man använda olika kanaler eller verktyg. Nedan finns förslag på några:

  • Intranätet (kanske även en portal för resfria möten eller en portal för möten/resor/resfritt i allmänhet)
  • Internmejl
  • Webbsändningar
  • Artiklar i interntidning
  • Informationsträffar
  • Prova-på-tillfällen
  • Goda förebilder (gärna personer i ledande befattningar)
  • Tydliga mål för andelen digitala möten i förhållande till andelen tjänsteresor
  • Löpande återkoppling till medarbetare av andel digitala möten i förhållande till mål
  • Styrande dokument, exempelvis rese-/mötespolicy
  • PowerPoint-presentationer
  • Lathundar
  • Utställningsmaterial