Allmänna råd

Bra mötesteknik

Ännu viktigare vid digitala möten än vid vanliga möten

  1. Ett bra möte (oavsett om det är ett möte i riktiga livet eller ett digitalt möte) har en tydlig struktur, ett tydligt syfte samt ordning och reda på vem som säger vad och när. Det blir sällan bra när man inte riktigt vet vad som ska avhandlas och när mötesdeltagarna talar i munnen på varandra.
  2. De negativa effekterna av dålig mötesteknik förstärks när man har digitala möten. Det beror bland annat på att alla de uttryckssätt och signaler som vi skickar mellan varandra när vi möts i riktiga livet inte går fram lika tydligt på ett digitalt möte. Vid telefonmöten ser man ju inte varandra alls och vid webb- och videomöten är det ibland en liten fördröjning innan det vi säger eller visar når de andra mötesdeltagarna.
  3. Telefonmöten skiljer sig mer än webb- och videomöten från möten i riktiga livet eftersom man inte kan se varandra och då heller inte tolka ansiktsuttryck, teckenspråk och liknande.

Före mötet

Planera, bjud in och förbered

  • Välj mötesteknik (telefonmöte, webbmöte eller videomöte).
  • Skicka i god tid en inbjudan med instruktioner om hur man ska ansluta till mötet.
  • För ovana användare bör man erbjuda möjlighet att testa tekniken innan (gäller webb- eller videomöte).
  • Fundera på vad mötet har för syfte, så att detta kan tas upp i inledningen av mötet.
  • Ha en tydlig agenda för mötet och det är så klart bra att skicka ut agendan till mötesdeltagarna före mötet.
  • Skicka gärna ut eventuella presentationer före mötet. Det är bra om presentationerna har en tydlig sidnumrering, då kan man hänvisa till sidnummer till deltagare som tittar på en presentation i sin egen dator (t ex vid telefonmöten).
  • Förbered vid behov mötesrummet med agenda, presentationer mm (gäller webb- eller videomöten).
  • Planera vem som ska vara ordförande, och se till att ordföranden har bra koll på mötestekniken, se även ”Ordförandens roll”.
  • Planera vem som ska föra anteckningar, det är ofta lämpligt att någon annan än ordföranden gör detta.
  • Boka support, om du har tillgång till det.

Ordförandens roll

Ordföranden måste leda tydligt

  • Viktig roll (ännu viktigare än vid fysiska möten). Ordförande bör vara bra på att peka med hela handen så att mötestekniken blir bra. Detta låter ju lite tråkigt, men ordning och reda på mötet är särskilt viktigt när det gäller digitala möten, och ska vi vara ärliga brukar ju de flesta möten må bra av det…
  • Ha koll på vilka som har anslutit och inte anslutit till mötet samt om någon ”fallit ur”.
  • Presentera syfte och agenda i början av mötet.
  • Fördela ordet.
  • Se till att alla engageras.
  • Sätta rätt stämning. Detta beror ju på vad mötet handlar om, men ofta är det bra om det också kan vara lite trevligt att vara med på ett möte, och ordföranden har en viktig roll för att skapa en positiv stämning.
  • I slutet av mötet sammanfatta huruvida syftet med mötet nåtts, vilka beslut som fattats och vem som tilldelats ansvar för vidare arbete.
  • Vid digitala möten med flera deltagare kan det vara svårt att vara ordförande och samtidigt delta på ett kreativt sätt. Överväg att anlita en facilitator/moderator.
  • Se till att förutsättningarna är liknande för deltagare på flera orter, till exempel att alla får kaffe och att alla har lika mycket tid.
  • Håll tiden.

Mötestyp

Vilken teknik passar ditt möte?

REMM har tagit fram en matris som bygger på resultat från forskning vid Lunds universitet och på erfarenheter REMM. Notera att denna vägledning är en generalisering och det finns många parametrar som påverkar hur olika typer av digitala möten fungerar i olika situationer. Gör gärna en egen tolkning utifrån behoven och möjligheterna i din organisation.

Matris olika möten (PDF)