Utmaning med stor potential

Ofta behandlas digitala möten som en ren teknisk fråga och användarstöd i form av informa­tion, träning och support uteblir. Detta leder i sin tur till att digitala möten fungerar mindre bra och att de därför väljs bort. När digitala möten istället blir en naturlig och integrerad del i möteskulturen – då finns det stora vinster att hämta.

Grundbudskap

Vägen till framgång

  • För att få genomslag för ändrade rutiner för möten och resor i en organisation måste man arbeta systematiskt och brett.
  • Ofta kan ett digitalt möte ersätta ett möte som innebär en resa, men vissa möten passar bäst att genomföras IRL, ”i riktiga livet”.
  • Digitala möten handlar både om möteskultur och om tekniska lösningar; organisationens vilja och mognad att öka andelen digitala möten är lika viktig som att tekniken finns och fungerar. Utan det ena fungerar inte det andra. Ett nära samarbete mellan olika delar av organisationen, bland annat IT och HR, är ett viktigt steg på vägen.
  • För att digitala möten ska få önskad effekt räcker det inte att enbart öka användningen. Organisationen måste även förändra sitt arbetssätt, framförallt på det sätt man planerar och lägger upp projekt och annan verksamhet som kräver mycket samverkan mellan olika parter.
  • Digitala möten är en viktig del av digital samverkan människor och organisationer emellan.
  • Ledningens stöd är avgörande och ledningen behöver också föregå med gott exempel.
  • 10-stegsmetoden för resfria/digitala möten är ett utmärkt hjälpmedel och stöd.

Definition

Möten på distans i realtid

REMM förordar följande definition: Med resfria möten menas möten på distans i realtid, med teknikens hjälp, såsom telefon-, video- och webbmöten. Telefonmöten räknas hit då de har minst tre deltagare.

 

Vilken teknik passar ditt möte? (PDF)

Argument

Många fördelar med digitala möten

Det finns en rad anledningar att öka sin andel digitala möten. Nedan finns några argument:

  • Sparad tid – för organisation och för anställda
  • Minskade resekostnader
  • Minskad klimat- och miljöpåverkan
  • Minskad sårbarhet för organisationen, när resor av olika skäl inte kan genomföras
  • Minskad stress
  • Bättre balans fritid och arbete
  • Ökad tillgänglighet
  • Bättre jämställdhet
  • Bättre möjligheter att organisera arbetsgrupper efter kompetens istället för efter geografi
  • Ökad regional utveckling
  • Ökad attraktionskraft för arbetsplatsen och minskad personalomsättning

Ladda ner en PowerPoint-presentation som innehåller argumenten ovan och som kan kompletteras, justeras och anpassas helt fritt. Om du vill ladda hem presentationen, klicka på länken nedan.

Argument_REMM_digitala_moten (PPTX)