header

Kriterier för val av mötesform

Vad bör man ta hänsyn till?

För att kunna välja rätt typ av möte för din organisation kan det vara bra att undersöka olika typer av kriterier för lyckade digitala möten. Genom att vidare förstå hur kriterier påverkar vardagliga möten kan organisationer göra fler kunskapsbaserade val när det kommer till hur tid och pengar används vid planering av möten.

Digitalt format fungerar oftast bra eller mycket bra

Digitalt format funkar bra eller OK om rätt förutsättningar ges

Digitalt format är en utmaning att få till bra

Kriterier för val av mötesform

Syfte & förväntat resultat

Målet med och de förväntade resultat för mötet och/eller evenemanget är de viktigaste faktorerna vid val av mötesformat. Det är av avgörande betydelse för mötesarrangören att tydligt avgöra vad de primära (måste ha) resultaten är, liksom eventuella sekundära (trevliga att ha) resultat. Mötesformatet bör uppfylla de primära målen och de avsedda resultaten på ett tillfredsställande och mest kostnads- och tidseffektivt sätt. Det digitala mötesformatet är i allmänhet väl lämpat för spridning och insamling av information. Virtuella möten är också lämpliga för beslutsfattande i en tillmötesgående miljö. Mer komplexa och socialt krävande möten som förhandlingar är möjliga men mer utmanande att genomföra digitalt. Deras framgång beror till stor del på god facilitering och hur bekväma deltagarna är med den digitala miljön. Teambuilding och firande, där det viktigaste är den sociala närvaron och deltagarens subjektiva intryck går att arrangera digitalt, men då med andra mål och förväntningar jämfört med ett motsvarande fysisk möte.

Informera, träna, bestämma

Förhandla, teambyggande, fira

Formalia, regler och praxis

Det digitala formatet (som för fysisk M/E) gynnas av situationer med låg osäkerhet och med ett begränsat behov av flexibilitet under mötet. Den digitala M&E erbjuder dock en större flexibilitet när det gäller tid och rum. Om man tittar på hur man bäst uppfyller de primära målen för det digitala mötet är det ofta möjligt och till och med att föredra att justera regler och rutiner för att underlätta för digitala eller hybrid mötes-inställningar. När man reviderar mötesformalian, kan man med fördel ta tillfället i akt att göra sig av med onödiga formaliteter och göra mötena mer effektiv och produktiv, samt även mer inkluderande och engagerande. I digitala möten kan mycket väl man ha såväl kreativa diskussioner som generera bra idéer, men en förutsättning är att deltagarna känner sig bekväma med mötesinställningen. Saker som bidrar till att deltagarna känner sig bekväma med detta är bland annat: förtrogenhet med den digitala mötesplattformen som används, kompetent mötesfacilitering och bra och pålitlig uppkoppling.

Följ regelverket

Regelverk avpassat för fysiska möten , utveckla nya idéer

Rutiner och återkommande möten

Återkommande möten där rutiner utvecklas och tillämpas lämpar sig relativt väl för digitala miljöer, då:

  1. Deltagarna vet vad de kan förvänta sig och behöver inte oroa sig.

  2. Övning ger färdighet för de som arrangerar och håller i mötena.

Återkommande möten följer ofta ett viss mönster, vilket ger mötesvärden möjlighet att planera och förbereda sig i förväg och att kontinuerligt förbättra genomförandet.

Återkommande möten, rutiner som utvecklas

Deltagare

Det digitala formatet fungerar ofta bättre om deltagarna känner varandra i förväg eftersom möten med grupper som har mycket olika/motstridiga åsikter och/eller avsikter kan göra det svårt att nå konsensus. Den fysiska miljön kan t.ex. tillåta individer och grupper att ha:

  1. Deltagarna kan lättare lära känna varandra, skapa förtroende och lösa problem snabbt

  2. Skapar en känsla av betydelse och brådska – det är dags att meddela, agera och bestämma, här och nu!

Virtuella mötes- och konferensverktyg underlättar diskussioner och samarbeta i mindre grupper. Den ökade användningen av video spelar en viktig roll eftersom det förbättrar kommunikationen, förbättrar social närvaro och hjälper till att undvika missförstånd jämfört med telefonmöten

om deltagarna känner varandra, men inte nödvändigt.
Digitala möten fungerar väl för såväl få som många deltagare - mer en fråga om vilket digitalt mötesverktyg

Motstridiga åsikter och avsikter

Närvarokänsla (Social Presence)

Mer komplexa och utmanande möten kräver ofta en högre närvarokänsla för att lyckas. Närvarokänslan i ett digitalt möte kan påverkas av:

  1. Bra ljud- och videokvalitet

  2. Den fysiska miljön: rummet/studion, belysning, kameravinklar och avstånd

  3. Bra mötesformat och facilitering

  4. Hur erfarna och bekväma deltagarna är med den digitala plattformen

  5. Hur väl deltagarna känner varandra

Närvarokänslan kan ökas mha bra teknik, god facilitering och en hög digital mognad

Kreativitet

Den digitala miljön är i allmänhet mindre lämplig för möten där deltagarna ska vara kreativa: generera nya idéer, brainstorma och tänka "utanför boxen" Kreativitet och serendipitet mår ofta bra av att färre agendor, scheman och förinställda format – något som dock är mindre bra för digitala möten. Kreativitet i digitala möten drar nytta av:

  1. En lämplig mötesplattform och ett lämpligt format, med stöd av kompletterande samarbetsverktyg

  2. En bra facilitator som är flexibel och bekväm i denna situation

  3. Då deltagarna är bekväma med det digitala formatet som används

Närvarokänslan kan ökas mha bra teknik, god facilitering och en hög digital mognad