header

Myndigheters rekommendationer för val av mötesform

Hur har myndigheter valt att hålla en viss typ av mötesform?

Här följer en kort sammanställning och utdrag från ett antal myndigheters rekommendationer och riktlinjer runt val av lämplig mötesform. Här hittar du även relaterade mötestips för myndigheters planering och genomförande av möten. Sist på sidan finner du en allmän sammanställning om myndigheternas val av mötesform.

Myndighetstexterna hittar du i sin helhet via länkarna nedan.

Exempel på myndigheters egna rekommendationer


Trafikverket

Trafikverket såg ett behov att anpassa sina arbetssätt efter Covid19-pandemin och startade därför programmet ”Vår nya vardag – idag och imorgon”. Projektet omfattar möten och resor men även distansarbete, kontorsutformning, digital samverkan och medarbetarskap/ledarskap.

Som en del av detta program har man reviderat sina riktlinjer runt möten och utarbetat en vägledning kring mötesform och mötestyp, en vägledning som man fortsätter att utveckla. Riktlinjerna omfattar interna möten och i tillämpliga fall externa möten där Trafikverket är den som bjuder in till mötet.


    Val av mötesform


  • När du planerar möten ska du alltid överväga om mötet kan ske digitalt. Faktorer att ta med i övervägandet är åtgång av arbets- och/eller restid, mötets karaktär, intrång i fritid, lokal- och reskostnader samt miljöpåverkan. Så långt det är möjligt bör mötesansvarig tillmötesgå önskemål från en enskild deltagare om att få delta digitalt vid ett fysiskt möte förutsatt att det inte medför påtagliga nackdelar för mötet i sig eller övriga mötesdeltagare.

  • Nedan finns en vägledning kring mötestyper och mötesform. Där det tillför mervärde kan digitala möten, hybridmöten och fysiska möten kombineras för en återkommande serie av möten där det ytterst är verksamheten som behöver göra bedömningen.


  • Hybridmöten


  • Hybridmöten, där deltagare finns fysiskt på plats i möteslokalen medan andra deltar digitalt på distans, ställer krav på mötesledaren och tekniken. Den vanligaste formen av hybridmöten är där deltagarantalet och mindre även om rätt teknik kan möjliggöra större evenemang med kombinationen att delta fysiskt på plats eller koppla upp sig på distans.

  • Hybridmöten kopplas inte några specifika typer av möten ut utgör ett nödvändigt komplement till fysiska möten för att underlätta deltagandet och där det bedöms rimligt minska restid och miljöbelastning.


  • Fysiska möten


  • Mötestyper där det kan finnas mervärde i att deltagarna träffas fysisk kan vara:

    1. Startmöten, t.ex. projekt, kund- och leverantörsmöten där deltagarna inte känner varandra sedan tidigare

    2. Förankringsmöten

    3. Möten med fördjupad dialog, till exempel chefsdagar, utvecklingssamtal, intervjuer eller andra möten av personlig eller relationsskapande karaktär

    4. Möten där samtliga mötesdeltagare befinner sig på samma adress vid mötestillfället.


  • Trafikverket har en mötesrumskategorisering som differentierar utrustningen så att val av fysiskt rum baseras på det enskilda mötets behov. Mötesrummen väljs därför inte enbart utifrån storlek eller möblering utan också från den teknik som bäst stöder mötesupplägget - något som kan ses redan vid rumsbokningen i systemet.

Se: Möten i Trafikverket, TDOK 2011:277 version 2.0


Arbetsmiljöverket

Arbetsmiljöverket ger på sitt intranät rekommendationer hur man kan välja rätt kanal/tjänst för de anställdas digitala möten.


  • Vilken kanal som är bäst lämpad för ditt möte beror på:

    1. Vilken information som ska hanteras. Är den känslig eller sekretessbelagd ska du välja ett säkert möte för att inte råka ut för intrång.

    2. Om du behöver se de andra deltagarna.

    3. Om ni behöver dela dokument med varandra.


  • Ta hjälp av matrisen nedan för att välja rätt kanal.


Patent och registreringsverket

Patent och registreringsverket har tagit fram en ”vägledning för beslut” dels för de som arrangerar möten, kurser och seminarier, dels för personer som ska delta. Arrangörerna ges följande tips:


  • Tänk på att resfria möten är miljövänligare, bättre ur säkerhetssynpunkt, tar kortare tid och kan även var mindre stressande. Personliga möten kan ibland vara att föredra av andra anledningar, såsom relationsbyggande, kvalité och säkerhetssynpunkt. Fundera på målet och syftet med mötet. Det ska alltid vara avgörande för ditt val av mötesform.

  • Välj mötesform med hänsyn till deltagarnas geografiska placering eller anpassa mötets geografiska placering utifrån deltagarnas placering för att på så sätt minska det totala resandet. Fundera även på hur många som behöver delta från PRV.

  • Om du anordnar kurser och seminarier, fundera på om kursdeltagare och/eller föreläsare kan delta digitalt.

  • Överväg om mötet kan genomföras helt resfritt. Det bör alltid finnas en möjlighet att delta på distans när det är lämpligt.

  • De som ska delta i möten, kurser och seminarier uppmuntras följa följande beslutsträd:

Se: Vägledning för beslut, PRV AD 2021:1461


Tillväxtverket

Tillväxtverkets praxis runt val av mötesform är att deras interna möten i huvudsak hålls digitalt och som hybridmöten. Medarbetarinformation till samtliga anställda sker enbart digitalt via sändning som kan ses live eller i efterhand. Alla utbildningar och kompetensutveckling sker digitalt och läggs i en utbildningsportal som samtliga medarbetare har tillgång till.


  • Kick-offer har varit fysiska möten framförallt på de enheter som haft många nyanställda. Chefsmöten sker både digitalt och ibland fysiskt.

  • För konferenser med externa gäster är det upp till varje handläggare/chef att välja mötesform beroende på syfte, mål och målgrupp. Man har dock som devis, och för att hålla nere resandet, att alltid tänka digitalt först.


SPSM

Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) har tagit fram en ganska omfattande vägledning för möten (8 sidor), som bl.a. berör frågan om att välja mötesform. Det som styr valet av mötesform är främst vad mötet ska uppnå och vilka behoven av tillgänglighet i mötet är. Man utgår ifrån att uppdraget ska kunna utföras på ett tillfredställande sätt utifrån verksamhets- arbetsmiljö-, miljö- och kostnadsperspektiv.


  • Digitala möten ska väljas när det är ändamålsenligt för verksamheten. Det finns olika fördelar med de olika mötesformerna. Att kunna mötas digitalt ger en större flexibilitet då det blir möjligt att träffas oberoende var i landet deltagarna befinner sig. Tid kan nyttjas mer effektivt och att mötas digitalt innebär ofta kortare och mer effektiva möten.

  • Den hybrida mötesformen ger en bra flexibilitet vilket innebär att man faktiskt kan genomföra ett möte även om alla inte kan vara närvarande på den fysiska platsen. Både digitala och hybrida möten ger en minskad miljöpåverkan och är kostnadseffektivt då alla inte behöver resa och inte heller övernatta på hotell. Minskat resande har också för många en positiv inverkan på privatlivet.

  • Att mötas fysisk bidrar ofta till social samvaro, tillhörighet och gemenskap. I det fysiska mötet kan man lättare avläsa kroppsspråk och ha ögonkontakt vilket bidrar till känslan av tillit och förståelse ur kommunikationssynpunkt. Fysiska möten lämpar sig också väl när syftet är att stärka ett arbetslag i känslan av att arbeta mot samma mål och det lämpar sig också väl i situationer när vi vill inspirera eller ha kreativa möten.

Se: Vägledning möten: SPSM 1 STY-2022/47


Sida

Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete (Sida) har tagit fram en guide för hybridmöten och håller även på att skapa två utbildningar i IT-verktygen: en utbildning på plats som går igenom konferensutrustningen och en distansutbildning med Tips&Tricks om distansmötesverktygen. Som komplement till mötesverktygen har ett verktyg för digital whiteboard, Collaboard, upphandlats. Guiden vidareutvecklas för att följa med och ge stöd när Sidas medarbetare lär sig mer. Guiden innehåller sektion som behandlar frågan:


    "Hur väljer jag mötesform?"


  • De flesta möten fungerar bra i hybridform, om de är välplanerade, faciliteras klokt och har nödvändiga tekniska förutsättningar. Utgå ifrån vad som ska åstadkommas under mötet. Låt syfte, innehåll, målgrupp och längd på mötet styra om det ska vara fysiskt, digitalt eller hybrid.

    1. Är mötet en föreläsning eller en mer interaktiv aktivitet?

    2. Hur många kan träffas fysiskt respektive digitalt?

    3. Har mötet många deltagare eller få?


  • En utmaning med hybridmöten kan vara när både deltagare på plats och digitalt förväntas bidra aktivt till mötet. En förutsättning för aktivt deltagande är att alla syns och hörs bra samt har tillgång till samma samarbetsyta. De som deltar fysiskt behöver också ha med sig sin dator. Fördelarna med att alla har tillgång till en egen dator är att alla ser vilka som är med i mötet, grupparbete underlättas och den fysiska gruppen får lättare kontakt med den digitala.

  • Om det inte finns möjlighet att planera ett hybridmöte som möjliggör detta, är det viktigt att överväga om det är bättre att renodla mötet till helt digitalt för alla, eller helt fysiskt, så att alla deltar på likvärdiga villkor. De flesta möten fungerar både fysiskt, digitalt och hybrid men beroende på information som ska behandlas, syfte, längd och grad av interaktivitet rekommenderas olika mötesverktyg. Använd gärna verktyg som funkar bra på mobiltelefonen om det passar mötesformen.

Se: Guide till lyckade hybridmöten, Sida.


Tullverket

Tullverket ger inga direkta rekommendationer hur man väljer mötesform men man listar ett antal frågor att ställa sig före, under och efter mötet, bl.a. om:


  • Vilken mötesform som är mest lämplig: närvaromöte (fysiskt möte), Skypemöte eller webbseminarium?

  • Man uppmuntras även att tänka efter om mötet faktiskt behövs, vad dess syfte är, vilka som behöver delta i mötet och vad är deras bidrag förväntas vara.

Se ”Tullverket Checklista_före-under-efter-mötet.ppt”.


Pensionsmyndigheten

Sedan februari 2022 har Pensionsmyndigheten påbörjat hybridarbete vilket innebär att man har fler distansmöten och hybridmöten. I samband med detta ger man sina anställda tips om vad de bör tänka på när de ska leda ett distansmöte eller ett hybridmöte och hur man förbereder dig på bästa sätt.


    Vilket typ av möte är lämpligt att välja?


  • Sådant som kan spela in vid valet av mötestyp är t.ex. tillgång till teknik och nätverk, rutiner och support, men också situationen som sådan – vilka är det som ska delta, hur många är de, känner de varandra och är de vana vid att träffas på distans? Utgå också från syftet med mötet. Är det ett rent informationsmöte brukar hybridmöten eller distansmöten fungera bra. Är det däremot ett möte där deltagarna förväntas brainstorma tillsammans, grupparbeta eller liknande brukar det passa bättre att genomföra mötet helt fysiskt (alternativt helt digitalt/distansmöte, med smågrupper i ”break out-rooms”).


  • Fysiskt möte


  • Det fysiska mötet passar när man vill skapa engagemang och delaktighet, bygga företagskultur eller samarbeta/brainstorma. I ett sådant möte kan det upplevas enklare att få flera personer att komma till tals, diskutera och komma fram till nya idéer och lösningar.


  • Hybrid- eller distansmöten lämpar sig ofta bäst för:


    1. Möten som är högst 2 timmar långa

    2. Möten där deltagarna träffats tidigare och/eller är vana vid hybrida/digitala möten

    3. Möten för avrapportering, presentationer, uppföljning, kortare diskussioner

    4. Möten för spridning av i huvudsak enkelriktad information till större grupper

    5. Oplanerade/spontana möten

    6. När deltagarna sitter utspridda i olika delar av landet


Allmänt om myndigheters val av mötesform

Många myndigheter har en policy som säger att man ska överväga att mötas digitalt OM det anses lämpligt – men bara ett fåtal säger något om NÄR det är lämpligt. Däremot så ger 80 % säkerhetsdirektiv, vilka huvudsakligen går ut på att man inte bör ha digitala möten då hög informationssäkerhet krävs. Utöver säkerhetsaspekten så är ofta anledning att välja ett fysiskt möte att man vill etablera relationer, få till en kreativ miljö och kunna tackla svåra eller känsliga problem.

Rekommendationer och/eller riktlinjer bör vägleda, men inte detaljstyra för mycket. För tydliga ”sanningar” kan skapa friktion och konflikter. Myndigheter bör ha egna rekommendationer som är relevanta för just deras verksamhet och för de möten som är vanligast där.

Det kan vara en bra lösning att ha separera mötes- och reseriktlinjer då alla möts men alla inte reser. Beslutsstöd i form av riktlinjer och rekommendationer kan krävas för att kunna bryta invanda mönster. Man kan med fördel koppla/komplettera riktlinjer med stöd/tips för hur möten/workshoppar/event ska fungera bra digitalt.

Valet av mötesform baseras ofta på syfte/verksamhet, miljö, arbetsmiljö och ett kostnadsperspektiv. Även tidsaspekten är viktig – man bjuder nu (efter Covid19-pandemin) helst inte in till/förutsätter inte fysisk närvaro vid kortare möten (1–1,5 timmar). En annan viktig faktor är om det är internationella deltagare i mötet. Tidigare har det ansetts svårt eller omöjligt att genomföra internationella möten digitalt, men detta är idag ett betydligt mer accepterat alternativ.

Möjligheten att få delta i möten digitalt på distans är något som i högre grad efterfrågas av de anställda jämfört med chefer och ledning. Rekommendationerna bör ta hänsyn till såväl de anställdas som ledningens behov och önskemål.