REMM
– Resfria/digitala möten i myndigheter
REMM drivs sedan 2011 (regeringsuppdrag 2011–2015) av Trafikverket och ska samordna arbetet inom ett antal utvalda myndigheter. Målsättningen är att utveckla användningen av digitala möten inom och mellan myndigheter.
-
Stora vinster
Fler digitala möten kan ge stora besparingar, med lägre kostnader för tjänsteresor, tidsvinster och mindre stress. Regional utveckling, samverkan med andra organisationer och med medborgarna förenklas och sårbarheten minskar vid till exempel vulkanutbrott och terrorhot.
-
Mindre klimat- och miljöpåverkan
Myndigheter som har deltagit i REMM sedan starten har i snitt minskat sina koldioxidutsläpp från tjänsteresor med 25 procent per anställd under en sexårsperiod, jämfört med 8 procent i övriga myndigheter. Fler digitala möten kan även vara positivt för miljömål som Frisk luft och Bara naturlig försurning.
-
Systematiskt och brett
Digitala möten handlar både om möteskultur och om tekniska lösningar. Organisationens vilja och mognad att öka andelen digitala möten är lika viktigt som att tekniken finns. Utan det ena fungerar inte det andra. Därför måste arbetet vara systematiskt och brett.
10-stegsmetoden
-
1
Analysera utgångsläget
Ta reda på hur resorna ser ut idag, vilka de faktiska kostnaderna för resorna är och fundera på vilka behov av samverkan som finns inom organisationen.
Läs vidare -
2
Förankra satsningen och avsätt resurser
Ledningen måste avsätta tillräckligt med resurser för att arbetet ska lyckas och sända ut signaler om att man ser det som en viktig satsning.
Läs vidare -
3
Etablera en arbetsgrupp
Personer från olika delar av organisationen engageras för att användningen ska spridas och fungera.
Läs vidare -
4
Identifiera samverkansbehov
Ta reda på orter till vilka resor sker, vilka kollegor som det är bra att erbjuda digitala mötesalternativ samt vilken typ av samverkan som behövs.
Läs vidare -
5
Tekniska förutsättningar
Det är viktigt att inventera vad organisationen har i dagsläget när det gäller exempelvis teknisk utrustning med mera.
Läs vidare -
6
Utrustning/Tjänst
När samverkansbehov och tekniska förutsättningar är analyserade är det dags att välja lämplig utrustning.
Läs vidare -
7
Styrmedel och rutiner
I samband med implementering kan resepolicyn kompletteras med eller helt enkelt göras om till en mötespolicy.
Läs vidare -
8
Ansvariga
En organisation som vill att medarbetarna ska välja digitala möten måste se till att tekniken fungerar.
Läs vidare -
9
Informera
Ledningen spelar en viktig roll i att använda digitala mötesformer, eftersom det då sprider sig på ett naturligt sätt.
Läs vidare -
10
Följ upp
Användningen av digitala möten bör följas upp, för att teknik och tjänster ska kunna uppdateras och anpassas.
Läs vidare -
Ständiga förbättringar
Genom att koppla 10-stegsmetoden till PGSA (planera, gör, studera, agera) uppnås ett kontinuerligt, systematiskt förbättringsarbete för en ökad andel digitala möten och färre resor.
Läs vidare
29 april, 2021Möten
Webbmötesutmattning – hur undviker vi?
Under covid-19-pandemin har behovet och användandet av digitala möten formligen exploderat. Det är glädjande att en så stor del av dessa möten har genomförts på ett strukturerat och användarvänligt sätt. Men det finns också signaler om att den totala mängden möten har ökat dramatiskt – och att det ibland har blivit för mycket. Vi kallar det för webbmötesutmattning.