Ansvar och roller
Ansvaret för att utveckla organisationens möteskultur bör vara tydligt beskrivet, med någon eller några som utses att koordinera arbetet. Ansvaret bör innefatta både fysiska, digitala och hybridmöten, mindre möten och större evenemang, såsom seminarier, workshoppar, konferenser och utbildningar. Det är viktigt att detta arbete kontinuerligt synkas med personer som på något sätt arbetar med frågor som rör möten inom organisationen, till exempel inom IT, personal, lokaler, konferenser, resor och hållbarhet. Arbetet med mötesfrågorna kan bedrivas som en arbetsgrupp eller i linjen.
Checklista steg 3
- Finns det någon eller några som ansvarar för mötesarbetet?
- Finns det medel och tid avsatt och en tydlig rollbeskrivning?
- Samarbetar olika personer som på något sätt arbetar med frågor som rör möten inom organisationen runt mötesfrågorna? Och träffas dessa minst en gång om året?
- Finns det en bra balans i arbetet mellan olika verksamheter? Dominerar IT?
- Återkopplar gruppen sina insatser till ledningsgruppen?
Framgångsfaktor
- När personer från olika delar av organisationen engageras ökar chanserna för ett helhetsgrepp på mötesfrågorna.
- Att HR och IT har en tät dialog kring utveckling av den digitala möteskulturen är värdefullt.
- Bra om representanter för ledningen, HR, IT, miljö, lokaler, inköp, support, resor, kommunikation och facket kan medverka.
- Undvik att se arbetet med digitala och hybridmöten som enkom en IT- eller miljöfråga.
Exempel
Tillväxtverket har en arbetsgrupp som ska skissa på en ny inriktning och troliga scenarier vad gäller lokaler, försäkringar, arbetsmiljö, teknik, besparingar etc. Ledningen är positiv till distansarbete och diskuterar frågor som rekrytering, var de anställda ska jobba och hur arbetsplatserna ska se ut framöver.
Formas drev inledningsvis REMM-arbetet i projektform med en arbetsgrupp. Nu har arbetet övergått i linjen.