10-stegsmetoden - Remm

10-stegsmetoden för bättre digitala möten

Trafikverkets 10-stegsmetod är till för dig som vill verka för bättre digitala möten i din organisation. Detta är en uppdaterad version (hösten 2022) med anpassning för befintliga ledningsstrukturer och ökat fokus på ständiga förbättringar. När REMM startade var uppdraget att öka andelen digitala möten och då handlade det i de flesta fall om att införa ett nytt sätt att arbeta. Nu är digitala möten en del av vardagen och fokus ligger på att öka kvaliteten och integrera i en hållbar möteskultur.
Lägesbeskrivning

För att bygga en hållbar möteskultur bör vi ha en uppfattning om hur vi möts i organisationen.
Ledningens stöd

Ledningen måste avsätta tillräckligt med resurser och sända ut signaler om att man ser det som en viktig satsning. Och föregå med gott exempel.
Ansvar och roller

Ansvaret för att utveckla organisationens möteskultur bör vara tydligt beskrivet och personer som på något sätt arbetar med frågor som rör möten inom organisationen engageras.
Digitala mötesverktyg

Det är viktigt att organisationen har tillgång till en uppsättning digitala mötesverktyg, anpassade för att kunna möta verksamhetens olika samverkansbehov.
Nätverk, utrustning och lokaler

För att de valda mötesverktygen ska kunna användas fullt ut, och möta användarnas krav och önskemål, är det viktigt att organisationen även har rätt förutsättningar när det gäller nätverk, möteslokaler, teknisk utrustning och support.
Möteskultur

Möteskultur är bland annat hur man väljer mötesform, hur man planerar och bokar möten och evenemang, hur mötena faciliteras och genomförs samt hur deltagarna interagerar under och mellan möten.
Policy, rutiner och mål

För att digitala möten ska utvecklas på ett bra sätt i organisationen behövs tydliga styrmedel: policy, regler, rutiner och mål att sikta mot.
Information och utbildning

En förutsättning för att medarbetarna ska kunna samverka och mötas digitalt på ett bra sätt är att de har god kunskap om vilka mötesverktyg som erbjuds, hur man använder dem och vilka typer av möten de lämpar sig för.
Mätning, uppföljning och rapportering

Eftersom digitala möten och digital samverkan är av central betydelse för verksamheten bör man följa upp hur mycket de används och hur väl de fungerar.
Ständiga förbättringar

Arbetet med att skapa goda förutsättningar för digitala möten blir aldrig klart, utan är en ständigt pågående process