Rapportering och uppföljning

Att följa upp, utvärdera och redovisa sitt arbete för bättre digitala möten är ett viktigt stöd för att säkerställa att potentiella vinster faktiskt realiseras.

Mötes- och resvanor

Nya mötes- och resvaneundersökningar (MRVU)

Tre enkätundersökningar

Hur står det till med möteskulturen i vår organisation? Hur bra är vi på att mötas och samverka digitalt och i hybridform? Vilka konsekvenser får detta? Hur, varför och i vilken omfattning reser vi i tjänsten?

För att hjälpa er att besvara dessa frågor har vi i REMM skapat en webbaserad MRVU i tre delar som undersöker följande i er myndighet:

  1. Möteskultur
  2. Digital och hybrid mötesteknik
  3. Tjänsteresor

Dessa undersökningar hjälper er att förstå hur och varför ni möts, hur detta påverkar produktiviteten i er organisation och era anställdas välmående. Undersökningarna utgör ett bra beslutsunderlag som berör möten och samverkan i er organisation.

Hur fungerar det?

REMM erbjuder tre olika webbaserade enkäter som ni kan använda för mätning i er egen myndighet. Ni kan skicka ut en länk till enkätformulären till era anställda med e-post och be dem besvara enkäten inom två till tre veckor. Meddela oss i REMM före och efter utskicket, så sammanställer och skickar vi en rapport till er med resultatet för just er myndighet.

I vissa fall kan vi justera frågeuppsättningen för en enskild myndighet i vårt undersökningsverktyg (Sunet Survey).

Länkar till förhandsvisning av enkäterna hittar ni här:

  1. Möteskultur
  2. Om digitala och hybrida möten
  3. Om resor i tjänsten

Under Fråga REMM den 8 mars kommer det finnas möjlighet att ställa frågor om enkätundersökningarna. För att ta del av de skarpa enkätlänkarna, kontakta Peter Arnfalk.

 

10-stegsmetoden

Egenuppföljning

Hur ligger ni till i ert arbete enligt 10-stegsmetoden för en större andel digitala möten i er organisation? Här finns en webbenkät, som ni kan använda för er egen uppföljning av det aktuella läget inom respektive steg.

Miljöledningsförordningen

Rapportering till Naturvårdsverket

Myndigheternas resande och de klimatgaser som detta genererar inrapporteras årligen till regeringen och Naturvårdsverket inom ramen för den rapportering som styrs av Förordningen (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter. REMM bistår här Naturvårdsverket med information och analys om den del som handlar om inrapportering av digitala möten.

Tidigare har REMM rekommenderat att sätta antal digitala möten i förhållande till antalet tjänsteresor genom att beräkna andelen ”resfria” möten. Målet var då att öka användningen av digitala möten för att på så sätt erbjuda ett mer klimatsmart alternativ till tjänsteresor. Efter Covid 19-pandemin är detta mål mindre relevant då så gott som all samverkan i myndigheter nu har digitaliserats, och antalet digitala möten har mångdubblats jämfört med före pandemin.

Uppföljning och redovisning av antal digitala möten är dock fortfarande relevant, då det kan visa vilka myndigheter som har en låg nivå av digital samverkan, men som samtidigt reser mycket. Om myndigheten å andra sidan har ovanligt många digitala möten per anställd, är detta av intresse ur klimatsynpunkt (för att minimera ITs klimatpåverkan) och dessutom ur ett arbetsmiljöperspektiv (för att undvika webbmötesutmattning).

Tips om hur man mäter antal digitala möten i Microsofts lösningar finns här och tips om hur man möter antal möten i Zoom finns här. Mer information finns på Naturvårdsverkets hemsida. REMM tillhandahåller ett underlag som stöd till myndigheter för att redovisa hur ni under året arbetat med digitala möten, resultatet av detta arbete och förslag på kommande insatser. Materialet kan användas till den årliga redovisningen till Naturvårdsverket om miljöledning i statliga myndigheter. Texten i underlaget är ett förslag som ni kan anpassa fritt efter era egna förutsättningar och finns som word-dokument här samt som PDF här.

 

Teknikinventering myndigheter

REMMs enkäter om teknik, användning, support, juridik, säkerhet, distansarbete mm

REMM har sedan 2013 regelbundet undersökt hur myndigheter möts digitalt. Senaste enkäten genomfördes i början av 2023 och en rapport med resultat och trender finns här. Den som vill veta mer om REMMs enkäter kan kontakta Peter Arnfalk i REMM-gruppen.