Vanliga mötestyper - digitalt eller ej?
Mötesväljaren / Mötestyper
Hur fungerar det att hålla mötet digitalt?
Alla möten är unika på sitt sätt men det finns en del mötestyper som man finner i de flesta organisationer.
Vi har gjort en bedömning av hur väl det digitala formatet vanligen lämpar sig för några av våra vanligaste typer av
möten.
Läs mer om hur vi gjort bedömningen och de faktorer som använts under fliken/på sidan Faktorer att ta hänsyn till.
Digitalt fungerar ofta mycket bra
Digitalt fungerar bra om rätt förutsättningar ges
Digitalt är möjligt men kräver extra insatser
Vanligaste mötestyperna
Statusuppdatering
Synka deltagarnas arbete genom uppdatering om framsteg, utmaningar och vilka de följande stegen är.
Kreativitet
Ledning
Relation
Struktur
Rutin
Närvaro
Ofta strukturerade, återkommande möten ledda en mötesvärd för att synka och utbyta information och skapa/bibehålla ett bra driv i verksamheten. Närvarokänslan och relationen mellan deltagarna är mindre viktig. Låga förväntningar på kreativitet.
Informationsmöte
Informationsdelning mellan möteshållare och deltagare med syfte att utbilda eller informera.
Kreativitet
Ledning
Relation
Struktur
Rutin
Närvaro
Ofta strukturerade, återkommande möten ledda en mötesvärd för att synka och utbyta information och skapa/bibehålla ett bra driv i verksamheten. Närvarokänslan och relation en mellan deltagarna är mindre viktig. Låga förväntningar på kreativitet
Beslutsfattande
Dokumenterade beslut kring exemepelvis anställningsfrågor eller att gå vidare eller ej med projekt.
Kreativitet
Ledning
Relation
Struktur
Rutin
Närvaro
Ofta strukturerade, återkommande möten ledda en mötesvärd som kräver engagemang för att sätta sig in i frågan och sedan fullfölja beslutet. Närvarokänslan och relationen mellan deltagarna kan vara viktig - beror på ämnet. Viss förväntan på kreativitet för att hitta konstruktiva lösningar.
Problemlösning
Möten vars syfte är att hitta lösningar på problem som uppstår inom projekt eller organisationer.
Kreativitet
Ledning
Relation
Struktur
Rutin
Närvaro
Möten som ofta leds en mötesvärd och som följer en viss struktur men som även välkomnar nya och oplanerade upplägg. Det krävs engagemang för att sätta sig in i frågan. Närvarokänslan och relationen mellan deltagarna kan vara viktig för att man tillsammans ska kunna hitta lösningar. Kreativitet viktig för att hitta konstruktiva lösningar.
Kreativt utvecklingsmöte
Kreativa möten som ofta utgår från tänkande utanför boxen. Deltagare bygger på varandras idéer.
Kreativitet
Ledning
Relation
Struktur
Rutin
Närvaro
Kreativa möten som bygger på gemensamt idéskapande i en grupp som vanligen känner varandra. Mötet leds ofta en mötesvärd med en ganska lös struktur och som välkomnar nya och oplanerade upplägg. Det krävs engagemang för att sätta sig in i frågan. Närvarokänslan och relationen mellan deltagarna kan vara viktig för att man tillsammans ska kunna hitta lösningar. Kreativitet viktig för att hitta konstruktiva lösningar.
Team Building
Gruppmedlemmar lär känna varandra genom att etablera relationer och tillit
Kreativitet
Ledning
Relation
Struktur
Rutin
Närvaro
Någon planerar och håller i evenemanget men det kan ha varierande upplägg och oplanerade, kul inslag välkomnas. Syftet är främst är att deltagarna ska skapa/upprätthålla förtroende och goda relationer med varandra och ha trevligt. Deltagarna kan känna eller inte känna varandra.
Andra mötestyper
Återkommande gruppmöten
Försäkrar gruppens sammanhållning genom frekventa gruppmöten
Kreativitet
Ledning
Relation
Struktur
Rutin
Närvaro
Dessa möten leds ofta av en chef eller arbetsledare men kan egentligen ledas av vem som helst. De bästa resultaten nås när alla inblandade engageras sig och samarbetar mot ett gemensamt mål. Hälsosamma arbetsrelationer är viktiga för framgång vid dessa typer av möten.
Känsliga enskilda samtal
Karriär- och personutveckling genom mentorskap eller coaching.
Kreativitet
Ledning
Relation
Struktur
Rutin
Närvaro
Dessa möten involverar två personer med en redan etablerad relation vars kvalitet är viktig för mötets framgång. En förstående relation mellan individerna gör det lättare att nå ett gemensamt resultat. Enskilda samtal kan följa en agenda men ofta är stilen på mötet väldigt likt en konversation. Skillnaden på ett möte och en konversation kan ibland endast vara en bokad tid.
Generera nya idéer
Skapande av flera nya idéer genom exempelvis brainstorming
Kreativitet
Ledning
Relation
Struktur
Rutin
Närvaro
Dessa möten innefattar ofta deltagare från redan etablerade projektgrupper och brukar ledas av en facilitator eller ledare. Dessa typer av möten kräver inte tidigare relationer mellan deltagare utan tvärtom kan mötesledaren välja att bjuda in externt folk för att få ett bredare utbud av idéer. Relationer mellan deltagare är inte centrala i dessa möten.
Planering
Säkra engagemang genom strategisk framtidsplanering.
Kreativitet
Ledning
Relation
Struktur
Rutin
Närvaro
Planeringsmöten involverar ofta ett existerande team men även externt folk om så krävs. Beroende på arbetsplanens storlek och omfattning kan dessa möten ledas av projektledare eller en facilitator och deltagare förväntas aktivt arbeta tillsammans. Introduktioner mellan deltagare kan användas av gruppledare med med det sagt så är mötets fokus på arbetet framåt och inte att bygga relationer.
Workshoppar
Skapande av grupper med mål att skapa klarhet och engagemang kring utförande.
Kreativitet
Ledning
Relation
Struktur
Rutin
Närvaro
Grupper sätts ihop specifikt för dessa typer av möten och är ledda av en särskild facilitator som hjälper sätta igång arbetet inför framtida planer. Detta kan betyda att fokuset för mötet kan vara delat mellan skapande av en arbetsprodukt eller skapande av gruppformationer, eftersom framgångsrika arbetsgrupper kan förenkla framtida arbete.
Återkommande ledningsmöten
Underhållande av relationer & regelefterlevnad.
Kreativitet
Ledning
Relation
Struktur
Rutin
Närvaro
Ledningsmöten är väl planerade och tydligt strukturerade vilket underlättar för goda resultat utan relationer mellan deltagare som nödvändigtvis inte ofta arbetar tillsammans. Dessa möten leds ofta av ordförande vilket höjer det professionella sammanhanget och en effekt av detta innebär mindre fria konversationer mellan deltagare och mer av ett fokus på resultat genom förbestämd formalia.
Träning och utbildning
Utbytande av kunskap och färdigheter genom exempelvis seminarier.
Kreativitet
Ledning
Relation
Struktur
Rutin
Närvaro
Utbildaren leder pass där deltagare följer instruktion i lärande syfte. Ibland kan deltagande vara frivilligt men inte nödvändigtvis. Det förväntas inte förekomma samarbete mellan deltagare och utbildare utan det är en ren informationsöverföring från en person/grupp till en annan.
Introducerande möte
Lära känna varandra & beslutsfattande om vidareutveckling av relationer.
Kreativitet
Ledning
Relation
Struktur
Rutin
Närvaro
Introduktionsmöten brukar ledas av personen som efterfrågade mötet. Personen/-erna kan leda diskussionen kring viktiga samtalsämnen eller vara passiva i deras förhållningssätt; De kan engagera sig hur de tycker är lämpligast eftersom deras närvaro i mötet inte är obligatorisk. Om sammanhanget inte förespråkar ömsesidiga förmåner kan konversationen bli ensidig.
Förhandling & konflikthantering
Nya överenskommelser och skapande av engagemang för att vidareutveckla relationer.
Kreativitet
Ledning
Relation
Struktur
Rutin
Närvaro
Dessa möten brukar ledas av en förhandlare eller den som bryr sig mest om att vinna förhandlingen. Om relationen mellan deltagarna är spänd kan mötet vara högt strukturerat för att förhindra utbrott. Om relationen är sund så kan stilen på mötet vara konversationell. Relationer mellan deltagare spelar en central roll i dessa typer av möten.