Ledningens stöd
Med underlag från Steg 1 – Lägesbeskrivning kan organisationens ledning ta beslut om att avsätta tillräckliga resurser för utveckling av möteskulturen i allmänhet och digitala möten i synnerhet. Förankring i ledningen och ledningens stöd är viktig då utvecklingen av organisationens sätt att kommunicera och arbeta är en central och strategisk fråga. För att ledningen ska se frågans vikt bör de få ett tydligt och konkret underlag, vilket exempelvis kan vara att möten utgör X procent av arbetstiden, en Y-del av alla möten är helt digitala eller hybridmöten samt att tjänsteresandet är den Z:e största källan till koldioxidutsläpp. Att avsätta tillräckliga resurser kan till exempel innebära en del av en tjänst och medel för teknik och infrastruktur. Vidare är ledningens eget engagemang i frågan mycket viktigt och även att ledningen själva föregår med gott exempel.
Checklista steg 2
- Finns det ett bra besluts- och uppföljningsunderlag?
- Är arbetet förankrat i ledningsgruppen?
- Finns resurser avsatta för att arbeta med digitala möten?
- Har ledningen en god och hållbar möteskultur, utbildar ledningsgruppen själva och föregår med gott exempel?
Framgångsfaktorer
- Att ledningen ser vikten av att kontinuerligt utveckla, stärka och hållbarhetsanpassa organisationens möteskultur.
- Arbetet med att utveckla möteskulturen:
– Är anpassat till organisationens uppdrag
– Tilldelas tillräckliga resurser.
– Kommer med i verksamhetsplaneringen.
– Följs upp.
Exempel
Södertörns högskola. I och med deras digitala personalmöten har alla kunnat delta. Det har varit rektor med inbjudna talare – lättare att delta då mötet spelas in och även går att se i efterhand. Rektors föredragningar har varit helt digitala under pandemin och man fortsätter med möjligheten till digitalt deltagande för den som vill även efter pandemin.
Göteborgs Universitet (GU). Genom Klimatramverket, som nu leds av GU:s styrelse, har klimat- och hållbarhetsfrågorna lyfts upp till högsta nivå. De har börjat arbeta med GU:s Vision 2030, där hållbarhet är ett av fyra ben. I det arbetet gäller det att tydligt koppla digitala möten till potentiella miljövinster.
Trafikverket. Generaldirektör Roberto Maiorana berättar i en inspelning om Trafikverkets arbete med digitala möten.