Hybridmöten - när och hur?

Hybridmöte eller ej?

När fungerar det att välja hybridmöte?

De flesta möten fungerar bra i hybridform, om de är välplanerade, faciliteras klokt och har nödvändiga tekniska förutsättningar.
Utgå ifrån vad syftet med mötet är och vad som ska åstadkommas. Möten utan höga krav på närvarokänsla, kreativitet, spontanitet och engagemang, som t.ex. statusuppdateringar, informationsmöten, beslutsmöten, grupp/team-möten, träning och utbildning, kan alla fungera väl i hybridformat.
Hur många kan träffas fysiskt respektive digitalt: om de allra flesta befinner sig på en plats t.ex. kontoret, så är kan det vara naturligt att dessa träffas fysiskt.
Som mötesansvarig bör man försöka att om möjligt tillmötesgå önskemål från deltagare att få delta digitalt vid fysiska möten, speciellt vid obligatoriska möten.
Om man kan erbjuda en gemensam digital samverkans-plattform för att kunna ta del av samma information och lättare kunna arbeta tillsammans.

Vill ni få ytterligare information om hybridmöten och identifiera fler framgångsfaktorer kan ni läsa mer under fliken/på sidan framgångsfaktorer vid hybridmöten.

När fungerar det mindre bra att välja hybridmöte?

Överväg ett helt fysiskt möte när det huvudsakliga syftet är att skapa engagemang och delaktighet, bygga företagskultur eller då kreativitet och nytänkande krävs.
Överväg ett helt digitalt möte om:

De flesta deltar digitalt och bara få har tänkt samlas fysiskt.
Det inte finns utrustning i den fysiska lokalen som kan ge tillfredställande bra ljud och bild.

Några framgångsfaktorer för hybridmöten

Skapa förutsättningar för allas delaktighet

Gå först igenom spelreglerna för mötet. Ge förtur till distans-deltagare.

Gå igenom gemensamma spelregler om chatt, gruppdiskussioner, kamera av/på etc. Börja alltid med att introducera distansdeltagarna och ha som rutin att ge dem ordet först.

Gör chatten till ett gemensamt stöd

Ha en chatt öppen för alla – även för de på plats.

I ett lyckat hybridmöte deltar alla på så lika villkor som möjligt. Om chatten används bör den vara öppen även för de som deltar fysiskt, genom att de har laptop, surfplatta eller telefon med sig under mötet.

Utbilda mötesledare

Mötesledare i hybridmöten ska ha koll på deltagare i två dimensioner vilket är krävande.

Bra mötesledare är aktiva, uppmärksamma och involverar distansdeltagarna. Vid större och/eller mer komplexa hybridmöten är det bra att ha två eller flera mötesledare, som bl.a. kan dela på ansvaret för de som deltar fysiskt respektive distans.

Låt fikapauser bidra till mingel

Glöm inte att inkludera deltagarna på distans i sociala aktiviteter.

Bjud in distansdeltagarna till ett informellt grupprum, gärna med en mötesledare som styr upp småpratet. Påminn de fysiska deltagarna om att inte fortsätta själva mötet under fikapausen, alternativt inled nästa del av mötet med en avstämning.

Skapa kontaktytor

Uppmuntra och skapa förutsättningar för deltagarna att etablera nya kontakter.

Uppmuntra och skapa förutsättningar för deltagarna att etablera nya kontakter. Ha t ex samma start- och sluttid för alla, men håll chatten öppen efter evenemanget för fortsatta nätverksmöjligheter.

Testkör

Viktigt med kontroll av alla system i förväg.

När det gäller hybridevenemang är dubbel- och trippelkontroll av alla system viktigare än för helt digitala och helt fysiska möten.