Faktorer att ta hänsyn till

Syfte & förväntat resultat

Är syftet att informera, träna, ta beslut, förhandla, bygga teamkänsla eller att fira?

Syftet med mötet och det förväntade resultatet är de viktigaste faktorerna då man väljer mötesformat. Tänk efter vad det huvudsakliga målet med mötet är (t.ex. att ta ett beslut), men även vilka eventuellt andra saker man vill uppnå (t.ex. att lära känna varandra). I den mötesform som väljs ska mötets huvudsakliga syfte uppfyllas på ett tillfredsställande, kostnads- och tidseffektivt sätt.

Det digitala mötesformatet är i allmänhet väl lämpat för bl.a. spridning och utbyte av information. Mer innovativa, komplexa och socialt krävande möten kan definitivt ordnas digitalt men det är en större utmaning att lyckas med dem helt eller delvis digitalt.

Även möten som Teambuilding och firande, där det viktigaste är den sociala närvaron och deltagarens intryck och känslor går att arrangera digitalt, men då bör man ha andra mål och förväntningar jämfört med ett motsvarande fysiskt möte.

Formalia, regler och praxis

Hur formellt? Följa protokollet eller prova nya arbetssätt? Hindrande stadgar och praxis?

Ett av de främsta skälen för organisationer att använda digitala möten är att man vill effektivisera möteshanteringen och underlätta samverkan. Men framför allt i större, väletablerade organisationer bromsas en utveckling av möteskulturen av formalia, stadgar och praxis vilka är anpassade för fysiska möten. En revidering av regelverket runt möten kan därför behövas för att kunna dra nytta av mer digitala arbetssätt.

I digitala möten kan man mycket väl föra såväl kreativa diskussioner som spåna fram bra idéer. Men för att kunna skapa en kreativ atmosfär är det viktigt att deltagarna känner sig bekväma i mötet och trygga med mötesformen. Saker som bidrar till att deltagarna känner sig bekväma i en digital miljö är bland annat:

1. Vana att använda den digitala mötesplattform som används.

2. God mötesledning samt bra och pålitlig uppkoppling.

Rutiner och återkommande möten

Återkommande möten där man tillämpar en liknande rutin och tillämpas lämpar sig ofta väl för digitala miljöer, då:

1. Deltagarna vet vad de kan förvänta sig och man behöver inte oroa sig.

2. Övning ger färdighet för de som arrangerar och håller i mötena.

Återkommande möten följer ofta ett visst mönster, vilket ger mötesvärden möjlighet att planera och förbereda sig i förväg och att kontinuerligt förbättra genomförandet.

Deltagare

Det digitala formatet fungerar ofta bättre om deltagarna känner varandra i förväg eftersom det är svårare att ”läsa av” varandra i den digitala miljön, vilket gör det extra besvärligt i möten med nya människor. En situation där detta är en utmaning är möten med grupperingar som har mycket olika/motstridiga åsikter och/eller avsikter, och den begränsade möjligheten att läsa av andras reaktioner gör det svårt att nå konsensus. Den fysiska miljön kan t.ex. tillåta individer och grupper att ha informella ad-hoc diskussioner, eller att bryta av med ett socialt inslag som lättar upp stämningen. Jämfört med digitala möten har fysiska möten fördelen att:

1. Deltagarna lättare lär känna varandra, skapar förtroende och kan lösa problem snabbt.

2. Man skapar en känsla av angelägenhet och brådska – det är dags att meddela, agera och bestämma, här och nu!

Digitala mötes- och konferensverktyg har fördel av att mötet relativt enkelt kan anpassas till få eller många deltagare. Möjligheten att kunna dela upp deltagarna i grupper underlättar diskussioner och samarbete i mindre grupper. Den ökade användningen av video spelar en viktig roll eftersom det förbättrar kommunikationen, förbättrar social närvaro och hjälper till att undvika missförstånd jämfört med telefonmöten.

Närvarokänsla (Social Presence)

Mer komplexa och utmanande möten kräver ofta en högre närvarokänsla för att lyckas. Närvarokänslan i ett digitalt möte kan påverkas av:

1. Bra ljud- och videokvalitet

2. Den fysiska miljön: rummet/studion, belysning, kameravinklar och avstånd

3. Bra mötesformat och facilitering

4. Hur erfarna och bekväma deltagarna är med den digitala plattformen

5. Hur väl deltagarna känner varandra

Kreativitet

Den digitala miljön är i allmänhet mindre lämplig för möten där deltagarna ska vara kreativa: generera nya idéer, brainstorma och tänka "utanför boxen" Kreativitet och serendipitet mår ofta bra av att färre agendor, scheman och förinställda format – något som dock är mindre bra för digitala möten. Kreativitet i digitala möten drar nytta av:

1. En lämplig mötesplattform och ett lämpligt format, med stöd av kompletterande samarbetsverktyg

2. En bra facilitator som är flexibel och bekväm i denna situation

3. Då deltagarna är bekväma med det digitala formatet som används

Teknisk Infrastruktur

Har organisationen förverksamhetens behov väl anpassad teknik? Har deltagarna bra teknisk utrustning och upplägg? Viktigast i digitala möten: en bra ljudkvalitet! Ljudkvaliteten i digitala möten kan ofta bero på hårdvara, eller anvädarutrustning eller:

1. Den tekniska plattformsprogramvara som används, inklusive ljud - och brusreducering i full duplex

2. Tillräcklig och pålitlig bandbredd, undvikande av snedvridningar och bortfall

Video i digitala möten ökar engagemang genom stimulans men även:

1. Förbättrar kommunikationen

2. Förbättrar förståelsen av budskapet som förmedlas genom ansiktssignaler, kroppsspråk och ögonkontakt

Mötesplattformar & samarbetsverktyg

Vilka digitala mötesplattformar och digitala samarbetsverktyg finns tillgängliga och används?

Det är viktigt att digitala mötesplattformar och samarbetsverktyg är så användarvänliga som möjligt med intuitiva funktioner och användargränssnitt. Det avsätts ofta lite eller ingen tid för anställda att lära sig om och öva på att använda dessa verktyg.

De digitala plattformarna och samarbetsverktygen ska uppfylla organisationens olika mötes behov, och detta innebär vanligtvis att man måste använda flera olika lösningar/verktyg. Beroende på om den digitala plattformen ska användas för små / medelstora möten eller större evenemang som workshoppar behövs kanske en kombination av flera tjänster användas om det saknas kompatibilitet.

Teknisk färdighet och mognad

Hur bra är man på att arrangera och hålla i digitala och hybrid möten och evenemang?

Deltagarna måste ha en minsta digital mognad och färdigheter för att fullt ut kunna bidra till och delta i det digitala mötet

Organisatörerna måste ta hänsyn till deltagarnas digitala kapacitet och därefter anpassa ambitionen och upplägget, samt:

1. Sänka ambitionen och komplexiteten i mötet

2. Utbilda och träna deltagarna i förväg

Praktisk Setup

Hur väl anpassat är rummet/anläggningen och upplägget för digitala möten?

Förutom IT - programvaran och utrustningen - spelar även anläggningens utrustning en viktig roll i facilitering av digitala möten. En bra anläggning bör ta hänsyn till:

1. Bakgrundsljud och eko

2. Mikrofonernas placering i relation till deltagare

3. Placering av kameror för tydlighet i videosändning

4. Bra belysning framifrån och undvikande av belysning bakifrån (mot kameran)

5. Störande videobakgrunder

Säkerhet

Vilken säkerhetsnivå krävs? Interna eller externa möten?

De flesta organisationer har någon form av system för hantering av sekretessbelagd information vilket kan vara i form av mer detaljerade regler och riktlinjer eller ett enklare "trafikljus"-system där grön är låg sekretessbelagd information. En stor utmaning har dock varit att göra regler och riktlinjer allmänt kända och sedan att bestämmelserna följs.

Största delen av kommunikation omfattar oklassificerad information vilket innebär att inte, exempelvis, välja plattform baserad på hantering av klassificerad information.