Mätning, uppföljning och rapportering
Eftersom digitala möten och digital samverkan är av central betydelse för verksamheten bör man följa upp hur mycket de används och hur väl de fungerar. För att kunna ge rätt stöd, information och träning bör det finnas kunskap till vad som fungerar bra och mindre bra, vad som saknas och vad som kan göras bättre. Så gott som alla organisationer använder digitala möten för att samverka med sina samarbetspartners och kunder. Då det är viktigt att även dessa externa kontakter fungerar väl bör också detta följas upp. Ledningen bör informeras om detta för att ta beslut om åtgärder och avsätta nödvändiga resurser för en fortsatt utveckling av digitala möten.
Checklista steg 9
- Finns det någon rutin för mätning och uppföljning av hur väl digitala möten fungerar i organisationen?
- Redovisar organisationen om digitala möten till Naturvårdsverket?
- Sker en återrapportering av detta till ledningsgrupp och medarbetare?
Förslag på mått
- Antal digitala möten per årsanställd.
- Nöjdhet med digitala möten.
- Kostnader för digitala möten per årsanställd.
- Antal tjänsteresor per årsanställd, uppdelat på kortare och längre resor.
- Resekostnader och antal resdagar per årsanställd.
- Koldioxidutsläpp på grund av tjänsteresor per årsanställd.
- Andel digitala möten – antal digitala möten / (antal tjänsteresor + antal digitala möten)
Exempel på uppföljning
- Följ upp hur mycket digitala mötesformer används, hur antalet resor har förändrats samt förändringar i attityder till digitala möten.
- Beräkna vinster och förluster (ekonomi, miljö, hälsa, kvalitet i verksamheten).
- Sprid resultat av utvärderingen inom organisationen. Om ni ser tydliga vinster, exempelvis inom miljöområdet, så kanske resultaten även kan spridas externt.
Framgångsfaktorer
- Att utvecklingen av digitala möten är med i verksamhetsplanerna och årligen tas upp i ledningsgruppen för beslut för fortsatt utveckling.
- Att utfallet sprids inom organisationen.
Exempel
Formas har följt upp andelen digitala möten genom interna enkätundersökningar. Förutom att man såg att andelen digitala möten ökade, så visade enkäten att även de digitala utlandskontakterna ökade.
Socialstyrelsen redovisar användningen av digitala möten i samband med verksamhetsuppföljningen, kopplat till statistik för sina tjänsteresor.