Goda exempel från myndigheter
Ledningens stöd
Göteborgs universitet har genom Klimatramverket lyft klimat- och hållbarhetsfrågorna upp till högsta ledningsnivå. Universitetets klimatavtryck följs upp löpande och varje fakultet ansvarar för att halvera koldioxidutsläppen till 2030. I det arbetet gäller det att tydligt koppla digitala möten till potentiella miljövinster.
Södertörns högskola. I och med att högskolans personalmöten blev helt digitala, i stället för på plats, har fler medarbetare kunnat delta och ta del av innehållet. De digitala personalmötena som hålls av rektor med inbjudna talare spelas även in och går därför också att se i efterhand. Vid högskolans Rektorsföredragningar finns även möjlighet till digitalt deltagande.
Trafikverket. Generaldirektör Roberto Maiorana berättar i en inspelning om Trafikverkets arbete med digitala möten.
Ansvar och roller
Naturvårdsverket är en av flera myndigheter som har stärkt sin förmåga att hålla digitala möten genom att man har anställt en medarbetare som har ett dedikerat ansvar för detta ändamål.
Digitala mötesverktyg
Bolagsverket. Det finns minst dubbla presentationsskärmar i alla bokningsbara mötesrum. Dubbelkameralösning finns i ett antal rum och planen är att inför det i ytterligare rum.
Folkhälsomyndigheten har upphandlat konferensstöd för digitala möten, något som man har upplevt som mycket värdefullt.
Försäkringskassan har tagit fram egen lösning för digital identifiering av deltagare i digitala möten. Identifieringen går till så att en länk till själva funktionen delas i chatten i mötet, där respektive deltagare klickar för att identifiera sig. Under denna process delar och visar mötesorganisatören verktyget i mötet, där samtliga genomförda identifieringar visas för samtliga i mötet. På så vis kan alla i mötet se genomförda identifieringar. För närvarande stöds BankID, EFOS eID-kort, mobilt EFOS och SITHS eID-kort.
Konstfack. Teams-möten är förvalt när man bokar möten i Outlook.
Statens fastighetsverk. Möjligheten att delta i digitala möten, oavsett om det sker från den egna arbetsplatsen, i konferensrum eller på distans, fungerar från alla medarbetares datorer eller mobiltelefoner. Myndigheten arbetar även med uppkoppling av tekniken i fastighetsbeståndet, vilket gör det möjligt att övervaka och styra på distans.
Örebro universitet. All personal ska ha tillgång till ändamålsenlig utrustning, support, kompetensutveckling och lokaler för digitala möten. Upplevelsen av genomförda digitala möten och konferenser ska vara i klass med att delta på plats.
Nätverk, utrustning och lokaler
Blekinge högskola har en grupp som ansvarar för investeringar för hybridmöten och i den sitter högskoledirektör och IT-direktör. De har redan 4–5 salar med hybridfunktionalitet. De har kompletterat sin tekniska utrustning med högtalare och mikrofoner, fler skärmar samt även förstärkt sin support.
Bolagsverket ser över möjligheten till nya applikationer för att underlätta extern samverkan för gruppchatt, videosystem och dokumentdelning. Det finns minst dubbla skärmar i alla bokningsbara mötesrum. Dubbel kameralösning finns i ett antal rum och planen är att införa det i ytterligare rum. I alla bokningsbara mötesrum finns videoutrustning.
Försvarshögskolan har byggt en studio i lokalerna i Karlstad, för att kunna hålla föreläsningar och andra möten av god kvalitet och därmed minska behovet av resor mellan Karlstad och Stockholm.
Möteskultur
Arbetsförmedlingen har jobbat mycket med att öka kompetensen för digitala möten. Chefernas arbetssätt har ändrats – de har korta, tätare och mer strukturerade uppföljningar med sina medarbetare. Cheferna fokuserar numera på mål, uppdrag och att eliminera hinder – deras digitala kompetens har utvecklats stort. Flera tusen medarbetare har gått på distansutbildningar och det finns även för mötesledare.
Högskolan i Gävle främjar digitala disputationer eller hybridversioner som förstahandsalternativ om opponent och betygsnämnd behöver flygresa. Gäller även när medarbetare från Högskolan deltar vid disputationer vid annat lärosäte.
Konstfack. Förändrade arbetssätt som lett till minskat resande är distansarbetsavtal, föreläsare som medverkar digitalt, digitala nätverksmöten inom högskolesektorn samt digitala intervjuer vid anställning och antagning.
Naturvårdsverket har framgångsrikt byggt upp ett internt nätverk av facilitatorer för att stärka möteskulturen och samverkan internt och externt. Nätverket, som har funnits sedan 2013, samlar medarbetare med särskild kompetens inom facilitering och erbjuder råd och metodutveckling för att skapa mer effektiva och inkluderande möten – både digitala, hybrid och fysiska. För att ge stöd i att planera vilken sorts delaktighet Naturvårdsverket vill uppnå i möten har man också utvecklat en delaktighetsmodell. Läs mer här.
SMHI har ambitionen att vid internationella möten arrangera vart annat fysisk och vart annat digitalt. Vid resor är det en som reser i stället för två. Man hjälps åt och samordnar sitt arbete och har ett körschema som minimerar resandet.
Policy, rutiner och mål
Folke Bernadotteakademin bedriver ett utvecklingsarbete med syfte att hålla nere antalet resor. Myndigheten har infört en koldioxidbudget på försök, grundat på Parisavtalets utsläppsmål för 2030. Resultatet har sedan brutits ned per avdelning med ett tydligt budskap om chefsansvar. Tanken med koldioxidbudgeten ska fungera som ett riktmärke och för att få igång en diskussion.
Kustbevakningen har i sin riktlinje om resor och möten att digitala möten ska vara utgångspunkten och möten som kräver resor ska vara undantag.
MSB har väl utbyggda system för digitala möten som medarbetarna kan nyttja i stället för att resa. GD har också tagit beslut om att myndigheten ska minska koldioxidutsläppen från tjänsteresor. Beslutet uppmärksammades i flera interna digitala kanaler med uppmuntran om att följa myndighetens policy om möten och resor i tjänsten, vilken säger att man ska välja digitala möten i första hand.
Information och utbildning
Formas har uppgraderat sina mötesrum med ny utrustning för att göra det så enkelt som möjligt att använda tekniken i mötesrummen. Formas har även hållit några tillfällen av ”mötesrumssafari” för att introducera den nya utrustningen till medarbetare. Information om den nya mötestekniken finns även tillgänglig på intranätet. Flera utbildningar har hållits via Lexicon för att höja kunskapen om de digitala verktygen vilka också spelats in och finns tillgängliga på intranätet. Under panelmöten har Zoom-support tillhandahållits för att säkerställa att medarbetarna känner sig trygga och kan ha effektiva panelmöten.
Göteborgs universitet genomför löpande utbildningar i digitala möten och resurser har omfördelats för att möta det ökade behovet. Det kunskaps- och tekniklyft som skett kommer sannolikt bidra till en fortsatt hög användning av digitala möten även framåt. Flera institutioner arbetar för att ta vara på de erfarenheter som pandemins minskade resande har inneburit. På Göteborgs universitet har även den högsta ledningen, avdelningschefer och prefekter, genomgått en kortare utbildning i digitala möten.
Livsmedelsverket erbjuder guider och digitala utbildningar i Microsoft Teams för att underlätta nyttjandet av moderna arbetsverktyg. Myndigheten har dessutom genomfört ett stort arbete kring hybridmöten för att kunna erbjuda bättre och mer inkluderande möten på distans.
Skatteverket prioriterar resfritt lärande för intern kompetensutveckling och utbildning. Många kompetensutvecklingsinsatser har omarbetats för att säkerställa ett bra lärande på distans. Under 2022 genomfördes 92 procent av utbildningarna på distans jämfört med 2019, innan pandemin, då motsvarande siffra var 16 procent.
Södertörns högskola har genom sin medieproduktion möjlighet att direktsända föreläsningar och evenemang, samt möjlighet att spela in och publicera föreläsningar online. Verksamheten är ett samarbete mellan högskolans bibliotek och medieteknikämnet vid Institutionen för naturvetenskap, miljö och teknik. SH-play är högskolans egen videoportal och innehåller även verktyg för att producera sitt eget innehåll som videopresentationer och föreläsningar via applikationen Kaltura Capture. Lärare kan t.ex. spela in presentationer i Zoom, vilka de sedan via SH-play delar med studenter via högskolans lärplattform.
Mätning, uppföljning och rapportering
E-hälsomyndigheten har tagit fram en miljöindikator på intranätet med månadsvisa uppdateringar som visar hur medarbetarna möts (digitalt eller via flygresor) och hur resvanorna förändrats från 2019 till och med 2023. Myndigheten fortsätter att investera i digital mötesteknik dels för att kunna ersätta tjänsteresor, dels för att förenkla arbetet för medarbetarna.
Formas har följt upp andelen digitala möten genom interna enkätundersökningar. Förutom att man såg att andelen digitala möten ökade, så visade enkäten att även de digitala utlandskontakterna ökade.
Havs- och Vattenmyndigheten har med hjälp av representanter från REMM genomfört tre stycken resvaneenkäter under 2024.
Socialstyrelsen redovisar användningen av digitala möten i samband med verksamhetsuppföljningen, kopplat till statistik för sina tjänsteresor.