26 mars, 2026Okategoriserade

Användning av AI för möten – föredrag och eftersnack

Den 17e mars lyssnade vi DM-nätverket på ett intressant och givande lunchföredrag som hölls av Pia Villför Larsson och Olga Sukhovskaya, med titeln:  ”Using AI in meetings – How to stay ethical, compliant and human?” Pia och Olga pratade då bl.a. om vikten av att vara transparent för mötesdeltagarna om att AI används i mötet, möjligheten och rätten att välja bort AI-system, EU:s regelverk runt detta och att det i slutändan är vi människor som har ansvar för det skrivs och produceras – det som AI genererar ska ses som ett utkast eller underlag – inte en färdig text/produkt. Pias & Olgas bilder hittar du här: LI webinar 17 March – AI in meetings.

Därefter ordnade nätverket ett Eftersnack, då vi diskuterade det vi hört under föredraget och vad AI innebär i praktiken för möten i våra respektive organisationer och yrkesroller.

En av de AI-funktioner i möten som uppskattas mest och som anses kunna spara mycket arbetstid är en automatisk sammanfattning av mötet, eller AI-genererade mötesanteckningar. Det som sägs på mötet transkriberas automatiskt, analyseras och sammanfattas, och man kan även få att-göra-listor med förslag på vem som ansvarar för olika punkter.  AI-mötesanteckningarna är imponerande omfattande och detaljerade, och dessutom klara direkt efter mötet. Himmelriket för alla stressade mötessekreterare. Eller?

Vi höll vårt Eftersnack i Zoom och vi använde oss då av Zooms AI Companion för att ta anteckningar och sammanfatta mötet. Vi använde oss sedan av dessa anteckningar som utgångspunkt för att göra egna anteckningar, justerade av två av oss som deltog på mötet. Syftet med detta var för att se hur väl AI-summeringen överensstämde med vår tolkning av vad som sagts på mötet, vad som var viktigt att lyfta fram, hur det tolkades och presenterades.

Resultatet blev tre olika dokument:
1. Summeringen från Zooms AI Companion,
2. Den reviderade texten med revideringarna synliga, och
3. Vår slutliga, justerade text.
Ni kan se och jämföra de olika dokumenten genom att klicka på länkarna.

Några reflektioner om denna process.

• • AI Companions text är som sagt imponerade omfattande, detaljrik, välstrukturerad och välskriven. Hög imp-faktor. Mycket av det som skrivs är korrekt och gör att man lätt förlitar sig på att hela texten återspeglar vad som sas och att man rakt av kan skicka den vidare till mötesdeltagarna som ett objektivt sanningsdokument.
  • Men, när man studerar texten mer noggrant så inser man att den innehåller en hel del feltolkningar och rena felaktigheter. Välformulerade och övertygande – men inte vad som faktiskt sas. Eller så har AI-verktyget missat själva andemeningen eller förbisett det viktigaste.
  • För en timmes möte med ca 10 deltagare producerade AI-companion nästan tre hela A4-sidor sammanfattning. Att gå igenom och justera detta noggrant tog oss sammanlagt över två timmar, mycket mer än vad vi vanligtvis skulle behöva lägga på motsvarande mötesanteckningar.
  • Pia föreslog att man i slutet av själva mötet borde använda en del av tiden för att gemensamt titta på och revidera de automatgenererade mötesanteckningarna, vilket låter som en god, men kanske svårgenomförd, idé. Frågan är om man kan ha tålamod nog att gå igenom texten under ett pågående möte, hitta alla de felaktigheter som genererats och justera dem, med allt som pågår under ett möte.
  • Själv tänker jag att jobbet som justerare av mötesanteckningarna är minst lika viktigt som tidigare, och att man bör vara väldigt restriktiv med att skicka iväg AI-summeringen ojusterad, inte minst om det är ett viktigt möte.
  • Jag gillar AI-anteckningarna i princip då de hjälper mig som ett stöd för minnet, men jag kommer fortsätta att ta egna, enkla anteckningar parallellt. I de fall det är jag som ska skriva mötesanteckningar så kommer jag skriva ett eget, separat dokument och inte gå in och försöka revidera AI-summeringen./Peter

 

Alla nyheter