Webbmöten

Webbmöten sker via deltagarnas datorer, vilket gör det möjligt att samtidigt använda chattfunktioner, göra undersökningar och att visa ppt-bilder med mera. Därmed kan mötet ha fler dimensioner, diskussioner kan ske parallellt och det finns mer utrymme för kreativitet. Det är viktigt att du som deltagare kan prata fritt utan att störa dina arbetskamrater. På samma sätt är det viktigt att mötesdeltagarna inte blir störda av bakgrundsljud eller rörig miljö från din arbetsplats.

Fixa infrastrukturen (bild, ljus, ljud mm)

  • Ha en så bra internetuppkoppling som möjligt, helst en fast uppkoppling.
  • Placera helst kameran så att du är vänd mot den och i ögonhöjd, till exempel ovanpå skärmen som du använder.
  • Sitt tillräckligt nära så att du syns bra och vinkla kameran så att dina ögon hamnar en bit över mitten i bilden.
  • Ha mer ljus framför än bakom dig. Om du sitter med starkt ljus bakom dig är det svårt att se ditt ansikte, du framträder då mer som en mörk siluett. Flera ljuskällor är också bra.
  • Dagsljus eller glödlampljus är bäst, undvik lysrör som kan ge flimmer i bilden.
  • Använd helst headset och då helst en version med USB-kontakt. Ljudets kvalitet är viktigt för mötet och du hörs klart bäst när du använder headset med mikrofon. Det blir då dessutom inte rundgång i ljudet (som det kan bli när man använder datorns högtalare och mikrofon). Det finns högtalare som släcker eko och kan vara ett alternativ, exempelvis när man är flera som deltar på samma ställe.
  • När det är många i mötet, stäng av din mikrofon när du inte talar. Samma sak gäller om du exempelvis behöver hosta eller tala om för en störande kollega att du är upptagen. (Om uppkopplingen svajar kan det vara bra att även stänga av kameran när du inte talar.)
  • Undvik störande bakgrundsljud som exempelvis skrapande stolar, pennor som knackas i bordet, prasslande papper eller fläktar från datorer/projektorer.
  • Om möjligt, välj en lokal där det inte ekar. Mattor på golvet och gardiner i fönstren brukar vara bra för akustiken.
  • Ha en lugn bakgrund. Röriga bakgrunder tar uppmärksamhet från dig. Bakgrund med rörelser stjäl dessutom bandbredd eftersom ny bildinformation behöver skickas löpande, exempelvis människor som passerar eller träd utanför fönstret som vajar i vinden kan dra ner överföringshastigheten av ljud och bild.
  • Undvik finrutiga eller finrandiga kläder som kan försvåra uppdateringen av skärmen och ge konstiga mönster (moiréeffekter).

Delta aktivt

  • Anslut till mötet i tid och gärna lite innan så att du vet att uppkopplingen funkar när mötet startar.
  • När du talar är det bra att titta direkt i kameran och inte på skärmen, detta ger mer närvarokänsla för övriga deltagare.
  • Använd kroppsspråk, exempelvis peka mot den i bild (om ni är flera i bild) som du vill ska svara på en fråga (tänk på att det kan bli spegelvänt…), vinka om du vill ha ordet eller gör tummen upp om någon säger något klokt.
  • Använd chattfunktionen om det finns en sådan.
  • Använd “dela dokument” eller liknande funktion om detta finns, för att visa exempelvis ppt-bilder.
  • Använd omröstningar/poll om detta finns, exempelvis för att stämma av vad mötesdeltagarna tycker i specifika frågor eller för att utvärdera om det varit ett bra möte.
  • Använd om/när det är lämpligt eventuella andra funktioner som kan finnas, exempelvis “dela skärm” och anteckningar/writeboards.
  • Ett bra sätt att skapa delaktighet och engagemang är att ordföranden med jämna mellanrum fördelar ordet till alla enskilda mötesdeltagare, där de i tur och ordning ombeds kommentera, ge bifall eller komplettera. Det är trevligt om man varierar vilken ordning mötesdeltarana får börja vid varje sådant ”laget-runt-tillfälle”.
  • Om du är ordförande, läs noga tipsen under rubriken ”Ordförandens roll”.

 

Läs om Videomöten

Läs om Telefonmöten

 

Korta filmklipp om webbmöten

Klicka på den rubrik du är intresserad av så öppnas filmklippet i ett nytt fönster. (Om klippen hänger upp sig, vilket händer, testa igen.)

1. Kamera och ljus (2:06)

2. Ljud (1:18)

3. Miljö och kläder (1:30)